项目管理系统在政法信息网的建设应用

    在政府部门管理的大型项目工程中，尤其在项目设计或产品开发生命周期内，会产生大量的与产品相关的信息和过程，与产品相关的信息包括零部件信息、结构配置、技术文件、CAD图档和审批信息等；与产品相关的过程包括对这些过程的定义和管理、信息的审批和发放等。对整个项目进行管理需要多个部门的人员来共同进行，那么如何来管理这些复杂流程、数据来协同各部门之间的工作从而保证项目的高效运作和充分实现信息共享呢？创冠智能公司开发的项目资料管理系统很好的解决了这一问题。
 
    政法信息网工程建设领导小组办公室主要分管公安、法院、政法委、监狱、劳教等七大政府机关的工程建设项目，对其相关的技术资料和文档资料以及经费发放等进行管理，由于涉及的资料太多，存储介质较为复杂，资料查询检索不方便，因而计划引入计算机来进行管理。

    本系统以项目资料管理为核心， 组织、控制下级部门的项目实施与监控，并通过领导意见、付款情况等管理所有项目的档案与数 据，实现部门内的项目过程质量控制与并行工作，信息共享等。

    在随着Internet技术的发展和应用，基于WEB的B/S结构电子商务/电子政务迅速在国内外大范围应用，在此基础上的信息发布及数据共享技术已经被广泛地用于各行各业。本系统就是针对这种需求开发的。由于采用了Internet技术，本系统具备了Internet一切优点，如良好的用户操作易用性、系统健壮性及可扩充性等。

    需求与目标：

    客户业务

    客户是“政法信息网工程建设领导小组办公室”。该办公室负责政法系统的项目管理工作。工作主要有以下几个方面：

    保管和检索项目资料
    由分管下属机构（七大块）将某一具体项目的相关具体文档上报到领导小组办公室，作为项目资料档案进行存储。领导小组办公室在存储时对项目资料档案进行编号索引，方便查找。

    监督各个项目的实施情况
    领导小组办公室根据工作需要把所有有关某一具体项目的各个阶段的原始档案调出查阅，以便及时对某一具体项目进行监督审核。

    跟踪项目的进展
    对于省重点项目或大项目，领导小组办公室能跟踪所有该项目的各个阶段的原始档案，以便及时了解整个项目的工程进度情况。

    组织协调项目各方，保证项目的顺利实施
    对于上级领导的意见，指示和批示，领导小组办公室能及时详细的记录，并作为监督和审核的依据，组织协调项目各方，保证项目的顺利实施。

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    主要功能模块
 
    1）资料录入管理：企业（部门）级的项目/计划信息管理。

    主要完成与项目的相关信息的录入、修改、删除管理，主要有如下几个功能模块：

    项目记录管理 ： 按部门不同、行业分类不同分别记录项目的一些基本信息，如何时开始，计划金额，预算，进度等，同时提供各种快捷操作功能：复制，合并项目等功能

    文档记录管理 ：按照项目进行分类归档，允许上传各类电子文档，同时对项目生命周期的各种文档进行记录。

    批示记录管理 ：记录在工程项目的各个生命周期所发生的领导批示记录。

    付款记录管理 ：跟踪记录工程项目的付款情况，并以柱状图、趋势图和饼状图的方式提供项目付款情况的统计分析。

    资金计划管理 ：在各个财政年度，季度对资金计划进行预先安排，并进行跟踪打印。

    行政经费管理 ：对项目的行政经费进行分类跟踪记录。

    2） 项目资料检索：用户个人任务管理与控制。

　　根据用户权限和所分配的任务列表显示用户个人任务，完成用户工作文档的提交、分类存储和版本管理；根据个人任务状态变化自动触发项目状态变化等；

    3） 汇总统计：以产品结构组织的项目档案管理。

    按产品结构树的生成、维护和归档、激活、借用管理等完成项目生成图档；

    4） 系统管理。

    集成的服务器在线配置等管理功能。

    能清楚知道大项目中拆分几个小项目或项目单元
    对项目的总体进度和完成时间有整体上的了解
    把与之相关的资料文档（电子文档）完好地保存
    对申报、实施时间做统一记录
    建立内部管理的网络应用平台
    及时记录和反馈领导的指示和批示。
    完善项目监管制度，实行项目与人、单位挂钩。
    及时、快速地检索出任意项目
    跟踪某一具体项目的进度。

    政法信息网建设管理中心通过建设项目管理软件，可以帮助使用者监督控制项目的总体进度和完成时间，并把与之相关的资料文档（电子文档）完好地保存，对申报、实施时间做统一记录，最终建立内部管理的网络应用平台，以便及时记录和反馈领导的指示和批示。
 
    1） 可以监督控制项目的总体进度和完成时间
　　本系统能让您在需要数据的时候立即得到这些数据，从而加快任务的完成；系统支持并行工程；允许授权的小组成员随时访问所有相关的数据，并保证这些数据总是属于最新的版本。

    2）把与之相关的资料文档（电子文档）完好地保存
 　　据统计，设计人员在处理信息上就花费了约25 ～ 30％的时间，如寻找信息、检索信息、等待图纸的复制件、新数据的存档等。本系统几乎完全帮您避免了这种时间的浪费，使工程师的精力放在项目的核心功能研发上。本系统使设计人员不再需要知道到什么地方去寻找发布的设计或其它数据，只要向本系统要求就能得到这些设计或数据，大大地缩短设计过程，提高设计效率和生产效率。

    3）对申报、实施时间做统一记录
    参加同一项目的每一个人都能用同一组数据来工作，并且数据一直保持最新，甚至当人们在并行工作的时候也是这样，使工程变更单减少。

    4）建立内部管理的网络应用平台

    5） 保护数据完整性
　　本系统可以确保全部的主文件和历史变化的记录能够绝对保持准确和安全。

    6）及时记录和反馈领导的指示和批示
　　本系统能确保牢牢地控制相关数据，使项目的进展得到控制。产品结构、变更管理、配置管理和可跟踪性都是本系统的主要优点，它还能通过自动数据发布和电子签发程序来加强控制。这样，一项规定好进度的任务就不会被忽略、掩盖或遗忘。

    7）完善项目监管制度，实行项目与人、单位挂钩
　　本系统允许在数据库里生成和保存任一设计的多个修订版本或改型，而且每个版本和修订版都要“签字”和“标注日期”，消除对现有设计的任何有关分歧，提供完整的变更审查线索。
 
    8） 向全面质量管理迈进的重要一步
　　通过质量管理模块可以建立适应 ISO 9000系列验证和全面质量管理的环境。